Những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện đã phát triển không ngừng và ngày càng khẳng định được vị thế trong ngành Công nghiệp không khói này. Bạn có đang tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì? Để MIN giúp bạn nha.
Sự kiện là gì?
Sự kiện là hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực: Văn hoá, chính trị, xã hội. Sự kiện là những hoạt động quy tụ số lượng lớn tại một địa điểm nhất định, thời gian nhất định và truyền tải một thông điệp tạo sự thu hút đối với đối tượng tham gia.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện được hiểu đơn giản là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể. Mục đích của tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt các thông điệp ý nghĩa đến với người tham dự sự kiện và xã hội. Đồng thời, nâng cao hình ảnh, định vị thương hiệu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng thị trường, tạo thiện cảm với khách hàng. Chính vì vậy, Event được đánh giá là công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu, tạo niềm và ấn tượng với khách hàng.
Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
Việc tổ chức sự kiện giúp mở rộng số lượng khách hàng, tăng thu, lợi nhuận cho công ty.
Kịch bản tổ chức sự kiện là gì?
– Kịch bản tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, muốn sự kiện thành công cần có kịch bản chi tiết: bao gồm những công việc gì? tiến hành thế nào? nhân sự phụ trách?
– Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Đề có kịch bản tổ chức sự kiện cần xác định được những yếu tố sau:
1. Loại hình sự kiện muốn tổ chức
2. Mục đích, thông điệp tổ chức sự kiện
3. Đối tượng khách mời tham gia sự kiện
4. Thời gian tổ chức sự kiện
5. Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Địa điểm tổ chức phải phù hợp loại hình và mục đích tổ chức sự kiện
Các loại hình tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:
1. Press release: PR các hoạt động liên quan đến thông cáo báo chí
2. Activation Event: Hoạt động kích hoạt thương hiệu, thường là phát sampling, hoạt động tại cửa hàng, trải nghiệm sản phẩm, roadshow event.
3. Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
4. Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
5. Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao như ngày hội thể thao công ty, Olympic, giải vô địch bóng đá thế giới FIFA, UEFA
6. Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm ví dụ như triển lãm Vietbuild, Vietnam Motor Show…
7. Shopper Event: Các sự kiện liên quan đến mua sắm như sales giảm giá, sự kiện bán hàng như trong các siêu thị
8. Fundraising events: Các hoạt động gây quỹ từ thiện như các chương trình từ thiện cho trẻ em vùng cao, chương trình tết vì người nghèo
9. Exhibitions: Các hoạt động sự kiện triển lãm như Vietnam Expo
10. Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
11. Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
12. Festival events (Festive events): Sự kiện liên hoan, lễ hội
13. Concerts/live performances: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu, sự kiện biểu diễn trực tiếp như liveshow Bằng Kiều, Anh Thơ Live Concert 2022
14. Government events: Các sự kiện chính trị của cơ quan nhà nước như đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, chuyển hướng chiến dịch phòng chống COVID-19
15. Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
16. Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh ví dụ như sự kiện ra mắt phim bẫy ngọt ngào, phim hành động 578 Sài Gòn
17. Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
18. Event show: Chương trình sự kiện
19. Meetings: Các cuộc họp online hoặc offline
20. Seminars: Các buổi hội thảo theo chuyên đề
21. Workshops: Các sự kiện chia sẻ về kiến thức ví dụ như: Gõ Cửa Nhà Sen – Tour De Sen Giải Ngố Để Làm Giàu 2022
22. Conferences: Hội thảo
23. Conventions: Hội nghị
24. Social and cultural events: Các sự kiện về văn hóa, xã hội
25. Sporting events: Các sự kiện thể thao (như world cup, Sea Games)
26. Marketing events: Các sự kiện nhằm mục đích tiếp thị, quảng bá
27. Promotional events: Các sự kiện nhằm mục đích xúc tiến thương mại
28. Brand and product launches: Các sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới
Quy trình tổ chức sự kiện
Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần và rõ ràng:
Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
1. Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
2. Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
3. Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện.
4. Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.
5. Thiết kế các ấn phẩm, gửi thiệp mời.
6. Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
7. Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.
Giai đoạn thực hiện sự kiện
1. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
2. Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
3. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
4. Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
5. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
6. Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới.
7. Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện.
Tổ chức sự kiện ngày nay đã trở thành một cơn sốt để các cá nhân, doanh nghiệp, đơn vị có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình tới nhiều quý khách hàng- đối tác hơn nữa. Thế nhưng những sự kiện “nhạt nhòa” không để lại những dư âm, cảm xúc trong lòng người tham dự, không đúng mục tiêu chương trình đặt ra… Thấu hiểu những điều này, MIN luôn nỗ lực để đưa những sự kiện của quý khách hàng vươn xa hơn nữa, gia tăng những lợi ích và xúc tiến các hoạt động kinh doanh.
